Laatst bijgewerkt: 20-09-2026
1. Wie wij zijn
Aesculapia VZW is de studentenvereniging van de opleiding Geneeskunde aan de Universiteit Antwerpen. Wij beheren deze website en het ledensysteem, en wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hieronder beschreven staan.
- Zetel: Universiteitsplein 1, 2610 Wilrijk (Antwerpen)
- Ondernemingsnummer: BE 0642.590.158
- Contact: info@aesculapiavzw.com
- Website: www.aesculapiavzw.com
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Vragen over je gegevens komen bij het dagelijks bestuur terecht, op bovenstaand adres.
2. Wat wij verwerken, waarom, en op welke grond
Wij verzamelen alleen wat wij nodig hebben voor iets wat je ons vraagt te doen. Per soort staat hieronder waarvoor het dient en waarom wij het mogen verwerken.
Lidmaatschap
Bij je inschrijving verwerken wij je naam, e-mailadres, studiejaar en of en wanneer je betaald hebt. Daarmee beheren wij je lidmaatschap, geven wij je toegang tot wat daarbij hoort, en bereiken wij je over onze werking.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst die je met ons aangaat.
Toegang tot de survivalgids
Je toegang is persoonlijk en gekoppeld aan je account. Wij houden bij welke gids voor jou is opengezet en wanneer. Dat doen wij om de toegang te kunnen verlenen en om misbruik vast te stellen — de gids is niet bedoeld om door te sturen.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om te voorkomen dat materiaal van onze leden buiten de vereniging belandt.
Betalingen
Betalen gebeurt via een persoonlijke betaallink of aan de balie. Wij zien of een betaling gelukt is en voor welk bedrag. Je kaartgegevens komen nooit bij ons terecht; die verwerkt Stripe rechtstreeks.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en voor de boekhouding een wettelijke verplichting.
Bestellingen in de webshop
Bij een bestelling verwerken wij je naam, e-mailadres, factuurgegevens en wat je besteld hebt, om de bestelling af te handelen en onze boekhouding te voeren.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en een wettelijke verplichting.
Afhaalafspraken
Om je bestelling op te halen kies je zelf een tijdstip via een boekingspagina in Google Agenda. Daarbij geef je je naam, je e-mailadres, je gsm-nummer en je bestelnummer. Die afspraak komt in de agenda van onze mercator, zodat hij weet wie wanneer langskomt en je bestelling kan klaarleggen. Het gsm-nummer gebruiken wij uitsluitend om je te bereiken als er iets aan de afspraak verandert.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Mailinglijsten
Als lid staat je e-mailadres op onze lijsten, zodat je hoort wat er te doen is. Onderaan elke mail staat hoe je je afmeldt; dat kan altijd en heeft geen gevolgen voor je lidmaatschap.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst voor berichten over je lidmaatschap zelf, en je toestemming voor de rest.
Contactformulier
Wat je invult gebruiken wij om je vraag te beantwoorden en voor niets anders.
Grondslag: je eigen verzoek, en ons gerechtvaardigd belang om bereikbaar te zijn.
Je account op de website (mits deze is opengesteld)
Wij bewaren je gebruikersnaam, e-mailadres en wat je zelf in je profiel zet. Je wachtwoord bewaren wij niet: er wordt een versleutelde afdruk opgeslagen waaruit het oorspronkelijke wachtwoord niet te herleiden is. Ook het bestuur kan je wachtwoord dus niet zien.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Bezoekgegevens
Wij houden op hoofdlijnen bij hoeveel mensen welke pagina’s bezoeken. Wij koppelen dat niet aan personen en volgen je niet over andere websites.
Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om onze eigen site te verbeteren.
3. Foto’s op onze activiteiten
Op onze activiteiten wordt gefotografeerd. Wij maken daarbij een onderscheid dat wij ook echt aanhouden.
Sfeerbeelden zijn foto’s van een activiteit als geheel, waarop meerdere mensen te zien zijn en niemand het onderwerp is. Die gebruiken wij voor onze website en onze kanalen, op grond van ons gerechtvaardigd belang om te laten zien wat wij doen. Je hoeft daar niets voor te tekenen, en je kunt er wel bezwaar tegen maken.
Een gericht portret is een foto waarop jij het onderwerp bent en herkenbaar in beeld komt. Die publiceren wij alleen als je daar op het moment zelf mee instemt. Je mag die instemming later intrekken, zonder reden.
Sta je op een foto die je liever niet gepubliceerd ziet, van welke soort ook, mail dan naar info@aesculapiavzw.com met een omschrijving of een link. Wij halen hem weg. Wij vragen niet waarom.
4. Hoelang wij gegevens bewaren
| Wat | Hoelang |
|---|---|
| Ledengegevens | Tot het einde van je lidmaatschap, plus 5 academiejaren |
| Bestellingen, betalingen en facturen | Zeven jaar — wettelijke bewaarplicht voor de boekhouding |
| Toegangsgegevens survivalgids | Tot het einde van het academiejaar |
| Afhaalafspraken | Tot het einde van het academiejaar waarin ze gemaakt zijn |
| Berichten via het contactformulier | Eén jaar |
| Je account | Zolang het bestaat; een account dat drie jaar niet gebruikt is, verwijderen wij |
| Foto’s | Zolang ze bruikbaar zijn voor onze werking, en korter als je erom vraagt |
5. Met wie wij gegevens delen
Wij delen je gegevens niet (mits hier extra toestemming voor is gegeven) aan derden voor hun eigen doeleinden. Wel werken wij met leveranciers die gegevens voor ons verwerken, omdat de website en het ledensysteem anders niet kunnen draaien.
- Hostinger — host de website en de database.
- Google — levert onze e-mail, agenda en documenten, en daarmee ook de boekingspagina voor het afhalen.
- Stripe — handelt de betalingen af. Hun beleid staat op stripe.com/en-be/privacy.
- WeTicket — verkoopt onze tickets. Koop je een ticket, dan geef je je gegevens aan hen en gelden hun voorwaarden.
Verder geven wij gegevens alleen door als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Verwerking buiten de Europese Unie
Google en Stripe zijn Amerikaanse bedrijven, dus een deel van de verwerking gebeurt buiten de Europese Economische Ruimte. Beide baseren die doorgifte op de standaardregels die de Europese Commissie daarvoor heeft vastgesteld. Wil je dit vermijden, mail ons dan: inschrijven en betalen kan ook aan de balie.
6. Cookies
Wij plaatsen alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken. Geen advertentiecookies, geen volgen over andere websites.
- Log je in, dan controleren wij met een cookie of je browser cookies aanvaardt. Die verdwijnt als je je browser sluit.
- Na het inloggen bewaren wij cookies voor je aanmelding en je schermweergave. De aanmeldcookie geldt twee dagen, of twee weken met “onthoud mij”. De weergavecookie geldt een jaar.
- Log je uit, dan verwijderen wij de aanmeldcookies.
- De webshop onthoudt met een cookie wat er in je winkelmandje zit.
7. Ingesloten inhoud van andere websites
Op sommige pagina’s staat inhoud van elders, bijvoorbeeld een video of een kaart. Die gedraagt zich alsof je die andere website zelf bezoekt: die partij kan cookies plaatsen en je gedrag volgen. Daar hebben wij geen zicht op en geen zeggenschap over.
8. Beveiliging
De verbinding met de website is versleuteld. Toegang tot de gegevens erachter is beperkt tot de bestuursleden die het voor hun functie nodig hebben, en die toegang wordt bij elke bestuurswissel opnieuw ingesteld. Bestuursleden zijn gebonden aan geheimhouding over wat zij in die hoedanigheid zien.
Wij geven ledengegevens nooit aan externe partijen of hulpmiddelen die wij niet in deze verklaring genoemd hebben.
9. Je rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren, te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, je gegevens in een leesbaar bestand te ontvangen, en bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Heb je ons toestemming gegeven, dan mag je die op elk moment intrekken; wat wij daarvoor deden blijft geldig.
Heb je een account, dan kun je het meeste zelf aanpassen. Voor de rest mail je naar info@aesculapiavzw.com. Wij antwoorden binnen een maand. Wij kunnen je vragen jezelf te identificeren, zodat wij niet de gegevens van iemand anders aan jou geven.
Wat wij wettelijk moeten bewaren, zoals betaalgegevens voor de boekhouding, kunnen wij niet op verzoek verwijderen. Dat is het enige waar wij nee op zeggen.
10. Niet tevreden
Kom je er met ons niet uit, dan kun je klacht indienen bij de de Universiteit Antwerpen of de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Hoe dat gaat en hoe je hen bereikt staat op gegevensbeschermingsautoriteit.be. Wij horen het liever eerst zelf, zodat we samen tot een oplossing kunnen komen.
11. Wijzigingen
Verandert er iets aan hoe wij met gegevens omgaan, dan passen wij deze verklaring aan en zetten wij er een nieuwe datum boven. Bij een ingrijpende wijziging laten wij het onze leden weten.